Open Space tar vara på drivkrafter

Open Space handlar om att låta deltagarna styra mötet (som är ungefär som en väldigt fri workshop), skapa en agenda och sätta igång flera parallella sessioner. Open space fungerar bäst när deltagarna är passionerade och vill ha en lösning och förbättring, det vill säga när de närvarande har egna inre motorer och driv. Min erfarenhet är att de flesta faktiskt har ett eget inre driv, men att det ibland är dövat av tillvaron på jobbet.

Liksom med riktigt bra workshoptekniker, kan vi på ett par dagar och en kort tid därefter med hjälp av Open Space teknik åstadkomma vad annars kan ta månader och år. Vi kan kalla det för förankringsprocess på nolltid.

I ett ledarskapsperspektiv är Open Space ett av flera viktiga verktyg för dig som ledare. Tekniken handlar om att ta vara på det som är viktigast för dig av allting – dina medarbetare och deras inre motorer och kreativitet. Kunskapsarbete kräver inspiration och egen vilja och eget driv, och Open Space är ett exempel på ett kraftfullt verktyg i din verktygslåda.

Nedan finns en sammanfattande bild från vår kollega Michael Sahota, som jag tycker du kan titta igenom. Vi tyckte att den var bra, så vi lånar in den här:

För att skapa agendan gör vi några enkla saker:

1. Samlas.
2. Definierar agendan tillsammans genom att gå runt. Inklusive parallella sessioner. Det behövs en eller ett par facilitatorer som håller i ramarna, inklusive skapandet av agendan.
3. Sätt igång !

Därefter går du till det ämne inom det övergripande målet som du anser är mest intressant, samtidigt som du noga ger akt på att använda lagen om två fötter.

Lagen om två fötter
Om du varken tillför nytta eller får ut något av det möte du sitter i, så använd dina två fötter och gå någon annan stans.

Utan att gå in på detaljer, så har tekniken fått ett stort gensvar på många håll i världen och Harrison Owen är nu världskändis bland facilitatorer, konfliktlösare och i en allt högre grad inom agila kretsar där tekniken används i en allt ökande grad. Som du kanske känner till handlar agila tekniker mycket om självorganisation, och här har vi en klockren koppling till den fria men resultatfokuserade Open Space formen.

För att i någon mån förstå andan i Open Space listar vi några inspirerande principer:

Några principer i ett Open Space möte
– De som kommer är rätt personer
– Det som händer är det enda som kunde hänt
– När det börjar är rätt tid
– När det är över, är det över

Det är inte så luddigt som du kanske är rädd för. Allt handlar om att använda sig av de inre motorerna i deltagarna. Ett väl utfört Open Space lämnar efter sig en tydlig rapport, förankrade slutsatser och en rad med ”actions” som faktiskt sker.

I det Open Space-möte från Antwerpen som du ser på bilden ovan tog jag och några andra deltagare själva på oss en rad actions i en av de grupper jag valde.  Dessa genomfördes inom någon månad och ledde till bland annat till en workshop med agilister från Sverige, England och Holland som samlades på vårt kontor under ett par dagar någon månad senare. Vad jag försöker säga med det här enkla exemplet är att det hände grejer, utan koordination från en chef eller projektledare. Våra inre motorer var igång.

Så, haffa en bra facilitator och sätt igång!

Per-Magnus Skoogh har många års erfarenhet av att använda och införa agila processer och arbetssätt. Han var bland de allra första i Sverige med att börja använda formellt definierade agila arbetssätt, när han för knappt 15 år sedan började arbeta med DSDM/atern. Sedan dess har Per-Magnus använt olika agila tekniker från Scrum till XP i projekt i Sverige, Tyskland och England. Idag hjälper han och hans kollegor olika kunder med att ta till sig agila tekniker av olika sorter med en fokus på ökad verksamhetsnytta.

blog: www.magile.org/pmblog
twitter: twitter.com/pmskoogh   
book: www.agile4managers.com
e-mail: per-magnus@mpeira.se