John Zachmans utopi

I kontorsautomatiseringens barndom var det naturligt att se IT-funktionen som en stödfunktion till verksamheten. Verksamheten var kund och IT-sidan var leverantör. Verksamhetsprocesser var i grunden manuellt styrda, även efter att de hade fått systemstöd. Men det är ett synsätt som inte håller längre och inte har hållit på många år. Häng med så ska vi förklara varför.

”The system is the Enterprise” var Zachmans mantra. Det var en radikal tanke för sin tid, en idealistisk utopi långt ifrån den praktiska verkligheten. Zachman var en Don Quijote-figur.

Med tiden har Zachmans tes blivit alltmer sann och utgör ett brännande aktuellt budskap. Många centrala processer har flyttat in i företagens system-spaghetti. I många fall är det systemen som definierar verksamheten i sina mest centrala förmågor och egenskaper. Vi EA-spanare anser att IT numera bör ses som en oupplöslig del av verksamheten, en aspekt av verksamheten bland andra.

Men här släpar den allmänna meningen i branschen efter och blir mer och mer orimlig. Många säger visserligen att ”Det finns inga IT-projekt, bara verksamhetsprojekt”, men då blinkar floskelvarningslampan. Det är nästan utan undantag tomma vackra ord utan bäring i hur man agerar i sin vardag. Rågången mellan verksamhets- och IT-sidan sitter som inbränd i hjärnbarken, hur onaturlig den än är. Det är ett stort problem, ett allvarligt hinder för våra företags utveckling.

Förändringen i synsättet är på gång, men det går i myrsteg. Organisationsformer, utbildning och arbetsmetoder är än idag baserade på en grundval som inte längre finns. Självbilden hos IT-folk handlar fortfarande på många ställen om att verksamheten ska beställa och IT-sidan leverera.

Vi har aldrig hört en ekonomichef förklara att hon bara levererar den bokföring som verksamheten beställer. Nej, för ekonomifolk inbillar sig ofta att de är verksamheten. Vilket de har alldeles rätt i. De är en integrerad del av verksamheten. Först då IT-folk ser på sig själva på samma sätt som till exempel ekonomifolk och marknadsfolk har Zachmans budskap från 80-talet trängt in.

Men varför har vi fastnat i vinkelvolten? Hur kommer det sig att vi på detta sätt har kört fast i en passerad världsbild? För att svara på det måste vi börja från början.

Under forntiden, det vill säga före den första stora vågen av datoriseringen av arbetsplatser – sådär på 70-talet – var alla processer manuella. Det kom in ett ärende i ena änden, gick från skrivbord till skrivbord tills resultatet trillade ut i andra änden.

På 70- och 80-talen anlände vi IT-utvecklare på kontoren, ADB-konsulter i slips och kostym. Vi automatiserade många enskilda arbetssteg. Vi hade våra systemutvecklingsmetoder som brukar liknas vid vattenfall. Först analys, sedan design och till sist konstruktion och driftsättning. Analysen bestod i att gå igenom de kontorsblanketter som användes för att förstå vilken data som behövde stansas in och lagras.  Designen bestod i att omsätta detta i databasstruktur för lagring, skärmbilder för inmatning och datalistor för uttag. Sedan var det bara att bygga.

Det var i detta sammanhang hela vår profession formades, det synsätt som vi fortfarande lever med:

• IT-sidan och verksamhetssidan är två tydligt skilda parter, där verksamheten är beställare och IT-sidan leverantör. Vi levererar stöd till verksamheten.
• Det är verksamhetsfolket som har kunskap om verksamheten, och de har all detaljkunskap som behövs. Vi har endast att tappa dem på kunskap.
• Att först göra analys sedan design och till sist att bygga och leverera är ett naturligt och effektivt synsätt. Det fanns ingen orsak att experimentera oss fram. Blev det inte rätt med en gång hade vi inte gjort det rätta grundjobbet.

I och med denna första våg, ökade produktiviteten på kontoren kolossalt. Tidningarna var fulla av farhågor om att kontorsfolk skulle förlora jobb i massor. Nu blev det inte så, i stället ledde automatiseringen till att man kunde hantera mångdubbla mängder information.

De system som byggdes blev vart och ett som en silo som stödde en isolerad arbetsuppgift. För att hantera en hel verksamhetsprocess måste data flyttas från ett system till nästa system i kedjan. Under 70-och 80-talen var stansoperatris det vanligaste datayrket. Rader av kvinnor satt och stansade dagarna i ända. Man tog ut en datalista från ett system och knappade in i nästa.

När de flesta enkla sysslorna var automatiserade såg vi oss om efter nya uppgifter. Blicken föll på stansjobbet. Där hade vi något som var minst lika lätt att automatisera. Analysen bestod i att ögna igenom pyjamaspappret som kom ut från ett system samt inmatningsbilden till nästa. Design och konstruktion bestod i att göra om datalistan till en batchfil för utdata som togs emot av ett batchjobb som formaterade om och matade in data på mottagarsidan. På 90-talet var stansoperatriserna borta.

Nu började det bli glest på kontoren. Många verksamhetsprocesser var digitaliserade och levde sina liv inne i de integrerade systemen. Sedan dess har det egentligen inte hänt något nytt, bara mer av samma. Integrationen fortsatte, fler och fler system integrerades.

Men ändå har det samlade resultatet inneburit en stor förändring, en omvälvning av det mesta vad gäller IT:s roll på företagen. En förändring som är mer genomgripande för vårt arbetes innehåll och mening än Internets genombrott, ja till och med viktigare än Cloud computing, tro det eller ej. Ofta när en förändring i många små steg ackumuleras så uppstår småningom något väsensskilt. Det är just så som skett. Och sådana smygande perspektivskiften kräver överblick, självdistans och introspektion för att få korn på. Just sådant som saknas i en bransch förblindad av teknik.

Idag ser systemkartan på vilket större företag som helst ut som en burk metmask, med punkt till punkt-integration överallt. Många av de mest centrala processerna har flyttat in i det moln av integrerade system som företagets systempark utgör. Verksamhetsfolket har inte längre samma kunskap om verksamheten, vare sig detaljkunskap eller överblick.

De som en gång vände papper har gått i pension. IT-sidan har inte heller grepp om den samlade systembilden. De som byggde systemen har gått hem. Även de som kopplade ihop systemen och de som hackade om dem till oigenkännlighet är borta.

Vi behöver ett nytt synsätt för en ny verklighet. Vi ska i det följande dra upp linjerna för ett nytt synsätt, som råkar sammanfalla med Zachmans mantra. Det är en ny bild av IT-sidans roll som vi ser som nödvändig för att lossa den knut som blockerar för oss. Här kommer alltså Roberts och Peters fyra teser, som vi härmed spikar fast någonstans på väggen hos Sveriges företag och organisationer. (Låt oss säga bredvid kaffeautomaten där alla ser dem.)

1. IT-sidan kan inte ses som skild från verksamhetssidan, utan bör betraktas som en integrerad del av verksamheten, i likhet med till exempel ekonomifunktionen. Ofta är det IT-folket som har detaljkunskaperna om verksamheten.
2. IT-utveckling bör drivas som en integrerad del av verksamhetsutveckling. En systemutvecklare är en verksamhetsutvecklare. Den som arbetar med att utveckla systemstöd för en viss verksamhetsförmåga bör arbeta tillsammans med, och i samma rum som, den som arbetar med att vidmakthålla och utveckla förmågan.
3. Övrigt IT-arbete bör inte heller separeras ut. Till exempel bör applikationsdrift ses som en del av den vanliga driften av en verksamhetsprocess. På samma sätt bör användarstöd ses som stöd för en verksamhetsprocess.
4. Allt utvecklingsarbete är kontinuerligt. Det handlar alltid om att steg för steg vidmakthålla, anpassa och vidareutveckla en verksamhetsförmåga över tiden. Vi förvaltar inte IT-system utan vi förvaltar verksamhetsfunktioner, inklusive dess systemstöd.

Vi säger alltså att IT-arbetets innehåll under lång tid har ändrat karaktär och därmed mer och mer bör ses som en del av det vanliga verksamhetsarbetet. Det är en långsam och övergripande förskjutning och därmed en megatrend. Det är sällan vi känner oss bekväma med att ta det stora ordet ”paradigmskifte” i våra munnar, men i detta fall känns det befogat. Grundvalarna för vad vi håller på med har förändrats. Vi säger också att synsättet i branschen ligger still i den gamla världen och därmed under lång tid har blivit mer och mer verklighetsfrämmande. Vi lever i en spännande tid.

Vad är då trenden just nu? Vi ser att det blir vanligare att IT- och verksamhetsutvecklare jobbar tillsammans dagligen, står runt samma whiteboard, formulerar problemen och hittar lösningar tillsammans. Det finns en oerhörd kraft i detta, det är då vi får organisatoriskt lärande och anpassningsförmåga. Det är då vi får innovation. Det är en utveckling som händer idag. Vi ser det på många håll, men det handlar mer om krusningar på ytan än om en våg.

På många ställen finns det en fast cementerad uppdelning där verksamhetsfolk skriver kravspecifikationer och IT-utvecklare levererar enligt specifikation. Där härskar trögheten och stelheten. De som verkligen förstår att meningsfullt utvecklingsarbete kräver arbete på tvären över verksamhet och IT möter hårt motstånd från de befintliga strukturerna.

Som arkitekter har vi ansvar för att driva våra företag mot ett mer modernt och hållbart synsätt. Det första och viktigaste vi kan göra är ganska enkelt: Verka för att IT-folket samgrupperas med de verksamhetsförmågor de stödjer. Därmed kommer möjligheterna för direkt och dagligt samarbete att finnas på plats, och mycket blir enklare.

Men vi bör komma ihåg att det enda sättet att leda en förändring är att själv leva den förändring man vill se. Och bara så ingen missar att du menar allvar: Ta din stol och flytta till andra sidan. Gör det i morgon. Ingen annan åtgärd som du kan göra får lika stor verkan. Det kan vi intyga.

Vi arbetar med utveckling av affär, verksamhet och IT. Det handlar om att coacha IT- och verksamhetsutvecklare att arbeta tillsammans och leverera värde dag för dag. Vi tror att vi lever i en tid av uppvaknande. Det som nu händer i relationen mellan IT och verksamhet är större än allt som hänt tidigare. Detta vill vi skriva om.

Vi är anställda på konsultföretaget IRM som startades med modelldriven verksamhets- och systemutveckling som bärande idé år 1982. IRM driver utbildningarna Certifierad verksamhetsarkitekt sedan 1994 samt Certifierad process- och verksamhetsutvecklare.

Du når oss på peter.tallungs@irm.se och robert.elm@irm.se.

Peter Tallungs och Robert Elm