Har vi styr på projektstyrningen?

I förra spaningen nämnde jag att projektformen är både en styrform och en arbetsform. Denna spaning handlar om styrformen och i nästa spaning kommer arbetsformen - vilket ger en ram för fortsatta resonemang kring vad som är på gång.

Jag beskriver projektstyrningen utifrån en axel ”verksamhetens öppenhet” och börjar med den styrform som ligger nära origo – det vill säga är väldigt oöppen:

1. De första projekten i modern tappning (på 1960-talet) styrdes med genomtänkta och detaljerade planer. Projektet var så att säga planen. Logistikprojekt, till exempel byggprojekt, följer samma princip. Leveransen är ofta rutinartad och är välkänd och låst. Logistik kring leveransen avgör budget och vad som är tidsmässigt möjligt.

2. Nästa steg skapades utifrån så kallade standardlösningar – det vill säga leveransen är en färdig lösning där specificerade anpassningar och övriga åtaganden avgör budget och tid.

3. Det tredje steget kännetecknas av att leveransen är specificerad (krav finns) och det är ambitionsnivån på den slutliga lösningen avgör budget och tid.

4. I det fjärde steget finns mål för leveransen vars grad av uppfyllnad eller öppenhet för att överträffa dem balanseras mot angelägenheten att uppnå målen för budget och tid. En definierad osäkerhet avseende budget/kalendertid utgör rörelseutrymmet i boxen.

Dessa fyra nivåer beskriver de vanligaste projekten och vi har ett par nivåer kvar, men trots att vi talar om styrning är det symptomatiskt att beskrivningen är ur ett projektledar-/leveransperspektiv.

Vi saknar ofta begrepp för det projektägarperspektiv som styrningen borde präglas av. Ett exempel är att projektets omfång/scope normalt anges utifrån de leveranser som ingår medan det ur ett ägarperspektiv istället ska handla om vilka effekter som ingår och sedan fokusera på hur dessa påverkas i olika beslutssituationer. Med styrningen inriktad på effekterna ökar sannolikheten för att de också uppnås.

5. Vi fortsätter på styrningsresan och nästa steg är att effektmålen finns och grovt också det produktområde som berörs.  Effekterna är låsta medan leveransen är mer öppen och överlämnas till projektet att ta fram.

6. Nästa anhalt är än mer öppen – det finns en vision att sträva mot och en aktuell strategi att följa tillsammans med effektområden. Visionen är i fokus och det är öppet för projektet att, inom den aktuella strategin, se vilka effekter till dessa hörande leveranser som är möjliga.

Ytterligare ett steg skulle innebära att ha en dröm i fokus vilket är ett projekt som inte riktigt platsar här.

De styrformer som utvecklats mest är de fyra första, även om ägarperspektivet haltar. De är tillämpliga om man vill låsa projektets leveranser på någon nivå och därmed även budget/tid. 

Det som trycker på nu är de två sista stegen 5 och 6. Andelen projekt som kräver öppna/kreativa arbetsformer ökar sakta men säkert. De projekt man idag vill driva med agil arbetsform tvingas tyvärr ofta in i de mer stängda första styrformerna eftersom låst budget/tid krävs. Det fungerar dåligt och är olyckligt.

Om vi ska få de mer öppna projekten att ge avsedd effekt behöver vi en anpassad styrform som ger en aktiv projektägare.

Utan att gå in i detaljer behöver denna styrform utformas med:

• Korta cykler inkluderande beslut om strategi/inriktning – utan låsningar, prestige eller annat som hindrar justering av tidigare beslut och den evolutionära utvecklingen.
   
• Fokus på effekter som styrande mål. Det betyder att de ska göras tydliga för varje målgrupp som bidrar till dem – för att därmed komma nära den lösning som ska användas.
   
• Ett credo som handlar om bästa möjliga leverans vid projektavslut utifrån senaste beslutade projektstrategi som också inkluderar budget och tid.

Sammanfattningsvis vill jag kalla projekten på nivå 5-6 för evolutionära. Dessa kräver dock en aktiv ägarstyrning som är öppen snarare än stängd. Med stängd menar jag t ex fast budget/tid som fungerar allt sämre ju längre från origo vi kommer och när vi är på nivå 5-6 är den stängda styrningen direkt kontraproduktiv.

Man kan ju tänka att alla projekt börjar med nivå 5-6 för att sedan slutföras på en lägre nivå. Det är rätt så till vida att den slutliga lösningen klarnar för varje cykel, men fel eftersom den öppna styrningen medger och till och med efterfrågar möjligheter/bättre lösningar hela vägen. Och kan ju ingen veta när dessa uppdagas eller upptäcks.

Det är skillnad på att fundera på lösningar medan jag mentalt är på väg mot en attraktiv effekt/vision jämfört med att sikta på att uppnå vissa leveranser på viss tid och budget – eller varför inte använda bilden med att körandes en bil ständigt titta bakåt på de mål vi fastställde när resan startade.

Genom att använda en fungerande styrform kan vi få aktiva projektägare med kontroll och därmed kan vi bredda användningen av projektformen. Kreativitet börjar kanske bli uttjatat, men breddning och fler hjärnor i leken är av godo så jag avslutar även denna spaning med orden - organisera den mänskliga kreativiteten i projekten.

Kent Lagerquist har en lång erfarenhet både som projektledare och utbildare. Han är bland annat rektor för Projektskolan inom Dataföreningen Kompetens  Kent känd för sin pedagogiska förmåga och sitt engagemang.

Ser du någon kommentar som du tycker är kränkande eller olaglig? Då kan du anmäla den här >>