Välj arbetsform

Föregående spaning tog upp styrformen och nu fortsätter projektresan med arbetsformen och även här kan vi mejsla fram några nivåer. I nästa spaning tänkte jag knyta ihop dessa spaningar och diskutera olika projektformer som växer fram.

Jag beskriver nivåerna i arbetsformen utifrån en axel ”krav på åtagandet” och börjar med den arbetsform som ligger närmast origo – det vill säga som har ett enkelt och tydligt begränsat åtagande.

1. Projekt vars kända, och även omfattande, leveranser kan detaljplaneras genererar preciserade uppgifter/aktiviteter. Åtagandet för projektets deltagare är relativt enkelt – var och en genomför sina planerade och vanligen återkommande aktiviteter samt rapporterar eventuella avvikelser från planen.

2. Nästa nivå innebär att ansvar för uppgifter och leveranser samlas i ett antal roller/funktioner som också definierar åtagandet. Denna arbetsform fungerar när varje roll är etablerad utifrån tidigare erfarenheter och är en given utgångspunkt för nästa liknande projekt. Åtagandet kräver lite mer, men det finns normalt bra kunskap om varje roll/funktion rörande t ex behov av samordning, tid, budget och risker så åtagandet är känt.

3. I nästa steg definieras åtagandet i ansvarsområden – det vill säga hur projektdeltagare har ett gemensamt åtagande inom ett ansvarsområde. Området är gärna en produkt/leverans men kan vara inriktat på till exempel målgrupp, effekt eller verksamhet. Detta passar när flera kompetenser behöver samverka för att åstadkomma en eller flera leveranser. Kraven på åtagandet ökar ytterligare i och med att du nu är beroende av andra för att skapa en fullgod leverans.

I dessa arbetsformer är leveransen ganska känd och tillsammans med en god säkerhet på estimaten kan leverantören, ofta till ett högre pris/genom garantier, ta risker genom straffklausuler vid försening och ansvar för hela eller del av ett budgetöverdrag genom olika prismodeller. Detta fördjupade åtagande kan på nivå 1 och 2 till stor del flyttas ut till de ansvariga på aktivitetsnivå respektive roll/funktionsnivå medan det på nivå 3 ofta måste hanteras på den högsta projektnivån.

4. Vi fortsätter till nästa nivå som bildas när projektets samlade leveranser ses som ett gemensamt ansvar. Det kan finnas flera ansvarsområden i grunden, men alla hjälps åt över dessa ansvarsgränser för att åstadkomma bästa möjliga projektresultat. Deltagarnas åtagande har hela projektet i siktet och det räcker inte att ditt ansvarsområde fungerar utan så fort någon del får problem har alla i projektet ett ansvar att hjälpa till. Denna arbetsform är lämplig när projektet har en sökande del enligt t ex de agila projektens ”tänk” där produktens slutliga utformning är öppen och den meningen sökande.

5. Även i denna sista nivå ingår hela projektet i åtagandet. Det som särskiljer är att projektet i sin helhet är sökande/utforskande. Arbetsformen är nu fullt ut en kreativ process som ställer krav på att genomförandet sker simultant, dvs i huvudsak måste deltagarnas insats genomföras samtidigt eller med små tidsförskjutningar och med en rimlig tidspress inom en given tidsbox. Även öppna/sökande projekt har leveranser och en central sådan är att skapa så många alternativ/möjligheter som möjligt – sannolikheten att välja bästa möjliga väg ökar drastiskt om 10-20 alternativ tas fram istället för 2-3. Att aldrig nöja sig.

På nivå 4 och 5 är relationsdjupet allt mer accentuerat och därmed ökar kraven på det egna åtagandet kraftigt. Det simultana ansvaret i sig ökar kravet på åtagande och till detta kommer att de personliga egenskaperna kommer i första rummet – det vill säga ingen kan ”gömma sig” bakom en kompetens/profession.

Kompetensen är viktig vid urvalet men sedan en ingrediens. Deltagarnas ”inre” bidrag och mentala kraft avgör om projektet ska lyckas – inte bara dennes tid som i nivå 1-3. Och individens mentala kraft skapas bara på nytt om viljan att nå ett gemensamt mål är stor. Det finns sällan plats för prestige eller egoistiska mål, detta söndrar den nödvändiga tilliten.

Eftersom de egoistiska målen driver många av oss till vardags är denna arbetsform svår att få till – den kräver mogna deltagare – och ofta en både mogen och modig beställare som kan riskera mycket genom sitt åtagande i dessa projekt – framförallt på nivå 5. Och utan dem blir det ingenting. Tack alla modiga och oegoistiska människor – med er kan vi organisera den mänskliga kreativiteten.

Nedan finns en bild som sammanfattar denna och föregående spaning. Den är samtidigt en ingång till nästa när jag ska tala om olika projektformer som kan skönjas.

Kent Lagerquist har en lång erfarenhet både som projektledare och utbildare. Han är bland annat rektor för Projektskolan inom Dataföreningen Kompetens  Kent känd för sin pedagogiska förmåga och sitt engagemang.

Ser du någon kommentar som du tycker är kränkande eller olaglig? Då kan du anmäla den här >>